Las políticas que se describen a continuación se aplican al Tratamiento de los Datos Personales controlados por V&S VALORES Y SOLUCIONES GROUP S.A.S (en adelante “las Empresas”), respecto de los Datos Personales de clientes, proveedores, empleados y terceros en general.

 Artículo 1. Normatividad aplicable: La presente Política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, y el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.

Artículo 2. Ámbito de Aplicación: Esta Política tendrá aplicación a los Datos Personales gestionados por las Empresas y que sean objeto de Tratamiento por parte de estas.

Artículo 3. Objeto: La presente Política tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes previstos en el literal k) del articulo 17 de la Ley 1581 de 2012, asi ́́́́ como regular los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales recolectados por las Empresas.

Artículo 4. Datos de Contacto: V&S VALORES Y SOLUCIONES GROUP S.A.S. tiene domicilio en la Calle 15 No. 40-101 Centro Empresarial Primavera Urbana, Torre Circular – Ofc. 449 de Villavicencio Meta y puede ser contactada en esa dirección o en el correo electrónico [email protected].

Artículo 5. Definiciones: Para efectos de esta Política de Tratamiento, se entiende por: Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Base de Datos: Conjunto organizados de Datos Personales que sean objeto de tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de Datos Personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, entre otros.

• Dato Personal Público: Es el Dato Personal que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

• Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del mismo.

• Dato Personal Semiprivado: Es semiprivado el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino también a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, los referentes al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

• Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así ́ como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 6. Principios aplicables al Tratamiento de Datos Personales: Para el Tratamiento de los Datos Personales, la empresa aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en el Tratamiento de Datos Personales:

Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales deberá́ realizarse conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

Finalidad: Los Datos Personales recolectados deben ser utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular debe ser informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.

Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales sólo podrá́ realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán manejar adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en la empresa están obligados a guardar reserva de los Datos Personales, inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual.

Artículo 7. Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte de la empresa requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular.

Artículo 8. Forma y mecanismos para otorgar la Autorización: La autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, y en particular: i) por escrito, ii) de forma oral, o iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

Artículo 9. Prueba de la Autorización: la empresa mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte de los Titulares de Datos Personales para el Tratamiento de los mismos.

Artículo 10. Derechos de los Titulares: De conformidad con lo establecido en artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá́́́́ cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o la constitución;

Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Artículo 11. Deberes de la empresa: La empresa reconoce que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y que solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, la empresa hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultado y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la empresa se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

Conservar los Datos Personales bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012;

Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012;

Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus Datos;

Informar a la autoridad de protección de Datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Artículo 12. El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus Datos Personales, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus Datos Personales han sido obtenidos y el Tratamiento que las Empresas les darán a los mismos.

Artículo 13. Tratamiento de la información. Los Datos Personales administrados por la empresa serán recopilados, usados, almacenados, actualizados, transmitidos y/o transferidos, para los siguientes propósitos o finalidades:
Respecto de los Datos Personales de nuestros Clientes y Proveedores:

Para proveer servicios y productos requeridos;

Informar sobre cambios, modificaciones o nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular por cualquier medio de comunicación;

Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;

Evaluar la calidad del producto y servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadístico para usos internos y la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales
Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización;

Compartir los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la empresa

Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel;

Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que la empresa desarrolla;

Permitir que compañías vinculadas a la empresa, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés;

Controlar el acceso a las oficinas y las plantas de la empresa, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas;
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y Transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales;

Utilizar los distintos servicios correspondientes a sitios web, incluyendo descargas de contenidos y formatos;

Transferir la información recolectada a distintas áreas de la empresa y a sus empresas vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de

Artículo 14. El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales a cualquiera de la empresa, es la coordinación de SGI y TIC ́S, ubicado en la Calle 15 No. 40-101 Centro Empresarial Primavera Urbana, Torre Circular – Oficina 449 de Villavicencio Meta y puede ser contactada en esa dirección o en el correo electrónico [email protected] .

El Oficial de protección de Datos Personales, tendrá́ como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por la empresa para dar cumplimiento al Régimen colombiano de protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

El Oficial de protección de Datos Personales de la empresa será́ el responsable de:

Gestionar el adecuado trámite que deberá́ surtir cualquier Reclamo que, de conformidad con lo establecido en la presente política, formulen los Titulares;

Verificar que la información recibida por parte del Titular sea suficiente para poder darle respuesta;

Evaluar la necesidad de prorrogar el plazo para dar respuesta a los Reclamos;

Canalizar la reclamación al interior de la empresa según corresponda;

Proyectar la respuesta del Reclamo;

Enviar las respuestas a los Titulares en los términos previstos en la Ley, en la presente política y Procedimientos de la empresa;

Ordenar la inclusión de advertencias en las bases de datos frente a reclamaciones en reclamación o bajo discusión judicial;

Asegurar el cumplimiento de la presente política;

Apoyado en el Área de Tecnología, estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de gestión de Datos Personales en línea con las indicaciones que para el efecto apruebe la Junta Directiva y la gerencia;

Mantener informada a la gerencia del estado de avance en la implementación del Programa Integral de gestión de Datos Personales, mediante la entrega de reportes semestrales en donde se presente el detalle pormenorizado de las actividades realizadas, las pendientes, el tiempo en que cada una de ellas se llevará a cabo y los recursos requeridos para ese fin;

Preparar reportes anuales del avance de la implementación y el funcionamiento del Programa Integral de gestión de Datos Personales para ser presentados en las Asamblea Generales de Accionistas de la empresa.

Implementar un programa de formación en protección de Datos Personales al interior de la empresa y velar por la realización de actividades de capacitación permanente de sus colaboradores;

Como parte de esta función, el Oficial de protección de Datos Personales de la empresa supervisará el entrenamiento de nuevos colaboradores en el adecuado Tratamiento de Datos Personales y en especial, las obligaciones particulares que deberá́ cumplir en razón de su cargo;

Desarrollar, con el apoyo del Área de tecnología, los controles que sean requeridos para garantizar la implementación y efectividad del Programa Integral de gestión de Datos Personales y el estricto cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa bajo el régimen colombiano de protección de Datos Personales;

Coordinar y promover la definición e implementación de un sistema de administración de riesgos de la empresa asociados al Tratamiento de Datos Personales;

Coordinar y promover la definición e implementación de controles del Programa Integral de gestión de Datos Personales;
Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de las Empresas para asegurar la implementación transversal del Programa Integral de gestión de Datos Personales;

Actualizar la información del Registro de Bases de Datos siempre que a ello haya lugar de conformidad con la ley aplicable; fungestión de reportes de incidentes de seguridad ante la Superintendencia de Industria y Comercio;

Artículo 14. El área responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales a cualquiera de la empresa, es la coordinación de SGI y TIC ́S, ubicado en la Calle 15 No. 40-101 Centro Empresarial Primavera Urbana, Torre Circular – Oficina 449 de Villavicencio Meta y puede ser contactada en esa dirección o en el correo electrónico [email protected] .

El Oficial de protección de Datos Personales, tendrá́ como funciones principales velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por la empresa para dar cumplimiento al Régimen colombiano de protección de Datos Personales, y hacerse cargo de la estructuración, diseño y administración del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

El Oficial de protección de Datos Personales de la empresa será́ el responsable de:

Gestionar el adecuado trámite que deberá́ surtir cualquier Reclamo que, de conformidad con lo establecido en la presente política, formulen los Titulares;

Verificar que la información recibida por parte del Titular sea suficiente para poder darle respuesta;

Evaluar la necesidad de prorrogar el plazo para dar respuesta a los Reclamos;

Canalizar la reclamación al interior de la empresa según corresponda;

Proyectar la respuesta del Reclamo;

Enviar las respuestas a los Titulares en los términos previstos en la Ley, en la presente política y Procedimientos de la empresa;

Ordenar la inclusión de advertencias en las bases de datos frente a reclamaciones en reclamación o bajo discusión judicial;

Asegurar el cumplimiento de la presente política;

Apoyado en el Área de Tecnología, estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de gestión de Datos Personales en línea con las indicaciones que para el efecto apruebe la Junta Directiva y la gerencia;

Mantener informada a la gerencia del estado de avance en la implementación del Programa Integral de gestión de Datos Personales, mediante la entrega de reportes semestrales en donde se presente el detalle pormenorizado de las actividades realizadas, las pendientes, el tiempo en que cada una de ellas se llevará a cabo y los recursos requeridos para ese fin;

Preparar reportes anuales del avance de la implementación y el funcionamiento del Programa Integral de gestión de Datos Personales para ser presentados en las Asamblea Generales de Accionistas de la empresa.

Implementar un programa de formación en protección de Datos Personales al interior de la empresa y velar por la realización de actividades de capacitación permanente de sus colaboradores;

Como parte de esta función, el Oficial de protección de Datos Personales de la empresa supervisará el entrenamiento de nuevos colaboradores en el adecuado Tratamiento de Datos Personales y en especial, las obligaciones particulares que deberá́ cumplir en razón de su cargo;

Desarrollar, con el apoyo del Área de tecnología, los controles que sean requeridos para garantizar la implementación y efectividad del Programa Integral de gestión de Datos Personales y el estricto cumplimiento de las obligaciones a cargo de la empresa bajo el régimen colombiano de protección de Datos Personales;

Coordinar y promover la definición e implementación de un sistema de administración de riesgos de la empresa asociados al Tratamiento de Datos Personales;

Coordinar y promover la definición e implementación de controles del Programa Integral de gestión de Datos Personales;
Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de las Empresas para asegurar la implementación transversal del Programa Integral de gestión de Datos Personales;

Actualizar la información del Registro de Bases de Datos siempre que a ello haya lugar de conformidad con la ley aplicable; fungestión de reportes de incidentes de seguridad ante la Superintendencia de Industria y Comercio;

Artículo 17. Los Datos Personales bajo el control de la empresa serán conservados durante el tiempo requerido según la finalidad del Tratamiento y/o por el término que sea requerido para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual. Las Empresas han adoptado medidas para la eliminación oportuna y segura de sus Datos Personales, contenidas en los Procedimientos.

Artículo 18. En desarrollo de su actividad comercial, la empresa realiza Tratamiento de Datos Personales Sensibles para propósitos específicos. La Empresa sólo efectuará Tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo Titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza.

Para el anterior fin, la empresa ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas contenidas en Procedimientos, de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y/o aliados comerciales.

La recopilación de Datos Personales Sensibles en todo caso advertirá ́ que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros productos o servicios.

Artículo 19. La Empresa se encargará de la protección de los Datos Personales, tramitará las solicitudes de los Titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de los mismos.

Artículo 20. Medidas de seguridad: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, las Empresas adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando así ́́́́ su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Artículo 21. Vigencia: La presente política rige a partir del treinta (30) de mayo de 2023